ma túy đá, meth.

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng mà chúng ta nên trau dồi. Quản lý thời gian có thể giúp ta tận dụng tối ưu thời gian trong ngày để từ đó đạt được thành công trong các lĩnh vực như công việc và học tập. Để quản lý thời gian, ta cần làm việc trong môi trường phù hợp và biết những nhiệm vụ cần ưu tiên. Tắt điện thoại và mạng truyền thông khi cần thiết để hạn chế các yếu tố gây xao lãng và đảm bảo tuân theo lịch trình hàng ngày để đạt năng suất tối đa.

Sử dụng thời gian một cách hữu ích

1. Tạo môi trường phù hợp để làm việc. Môi trường làm việc có thể giúp đạt năng suất tổng thể. Không có nguyên tắc nghiêm ngặt nào về môi trường làm việc, do đó có thể chọn theo cảm tính. Hãy trang hoàng không gian xung quanh bằng các đồ trang trí gợi cảm hứng để duy trì ngọn lửa nhiệt tình và say mê. Cảm giác này sẽ giúp ta chuyên tâm vào nhiệm vụ và làm việc hiệu quả.

Ví dụ, nếu chúng ta được truyền cảm hứng bởi một hoạ sĩ nào đó, hãy mua và treo tường vài bản sao tranh của hoạ sĩ đó.

Nếu được chọn không gian làm việc, hãy chọn nơi không có các yếu tố gây phân tâm. Làm việc trước màn hình ti vi có lẽ không hay lắm, nên có thể đẩy bàn làm việc vào góc phòng ngủ.

2. Lập danh sách nhiệm vụ cần làm dựa vào mức độ quan trọng. Trước khi xử lý khối lượng công việc trong ngày, hãy xác định những nhiệm vụ ưu tiên. Danh sách iệc cần làm là một công cụ tuyệt vời, thay vì chỉ liệt kê, nên sắp xếp phân loại nhiệm vụ dựa vào mức độ quan trọng.

Trước khi lập danh sách, ghi mức độ quan trọng của nhiệm vụ. Ví dụ, các nhiệm vụ gắn nhãn “khẩn cấp” phải được hoàn thành ngay hôm nay. Nhiệm vụ gắn nhãn “quan trọng nhưng không khẩn cấp” cũng quan trọng nhưng có thể làm sau được. Các nhiệm vụ gắn nhãn “không ưu tiên” thì có thể hoãn lại nếu cần thiết.

Viết ra các nhiệm vụ bên dưới từng hạng mục. Ví dụ, nếu cần hoàn thành báo cáo ở công ty thì đây là nhiệm vụ khẩn cấp. Nếu cần bắt đầu một dự án mới nhưng hạn chót không nằm trong 2 tuần tới, đây sẽ là nhiệm vụ “quan trọng, nhưng không khẩn cấp”. Nếu muốn chạy bộ sau giờ làm việc nhưng không nhất thiết, nhiệm vụ này sẽ nằm trong mục “không ưu tiên”.

3. Thực hiện các nhiệm vụ quan trọng trước. Chúng ta sẽ cảm thấy nhẹ nhõm khi đã hoàn thành nhiệm vụ quan trọng trong buổi sáng. Cảm giác thành công trong ngày đã đạt được và cảm giác nặng gánh do căng thẳng đã được dỡ bỏ. Hãy bắt đầu mỗi ngày bằng cách giải quyết các nhiệm vụ quan trọng nhất ghi trong danh sách.

Nếu có 5 e-mai phải trả lời và một báo cáo cần phải đọc lại, hãy thực hiện việc này ngay khi bắt đầu làm việc.

Ngừng các giao tiếp xã hội không cần thiết trước khi làm nhiệm vụ ưu tiên.

4. Đem công việc theo mình mọi nơi mọi lúc. Nếu có vài phút rảnh rỗi trên xe buýt, hãy tận dụng để đọc tài liệu cho bài học hoặc công việc. Nếu đang xếp hàng trước quầy tính tiền ở siêu thị, có thể tranh thủ trả lời e-mai trên điện thoại. Hễ đem công việc theo mình, ta sẽ tận dụng tối đa được thời gian.

Nếu là sinh viên, hãy cân nhắc mua sách nói hoặc ghi âm bài giảng. Có thể nghe lại bài học trong khi xếp hàng hoặc đi bộ đến lớp.

5. Không làm nhiều việc cùng lúc. Điều này thực ra làm giảm năng suất. Chúng ta sẽ phải mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành mọi việc vì không thể toàn tâm toàn ý vào bất cứ việc gì. Thay vào đó, hãy tập trung lần lượt từng việc một.

Ví dụ, có thể trả lời tất cả email, sau đó đăng xuất và chuyển sang việc khác. Lúc này đừng bận tâm về email nữa. Nếu cần trả lời email gửi đến sau đó, có thể làm sau khi đã xong nhiệm vụ đang làm.

Giảm thiểu yếu tố gây xao lãng

1. Tắt điện thoại. Hãy tắt điện thoại khi có thể. Điện thoại có thể ngốn rất nhiều thời gian trong ngày mà ta có thể dành cho những việc hữu ích hơn. Ta sẽ bị cám dỗ kiểm tra Facebook hoặc liếc qua email vì việc này rất dễ dàng. Hãy giúp bản thân mình bằng cách tắt điện thoại trong khi đang làm những việc khác. Nếu vô thức với tay lấy điện thoại theo thói quen vô thức, sẽ chỉ đối diện với màn hình đen kịt.

Nếu cần điện thoại để làm việc, hãy để nó ở xa bên kia phòng. Ta sẽ ít xem điện thoại hơn nếu không dễ dàng với tới. Cũng có thể tắt thông báo trên điện thoại nếu chúng không phục vụ cho công việc.

2. Đóng các trình duyệt không cần thiết. Ngày càng có nhiều người dựa vào máy tính hoặc internet để giải quyết công việc. Nhưng Facebook, Twitter hoặc các trang web gây xao lãng khác trên nền máy tính trong khi làm việc sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến các kỹ năng quản lý thời gian. Chúng ta cũng có thể bị phân tâm bởi các tab mở ra thông tin của dự án cũ hoặc các kết quả tìm kiếm không liên quan. Hãy tập thói quen đóng tab ngay sau khi đã xem xong và tập trung hoàn toàn vào các trang cần thiết cho công việc.

Tự thách đố mình chỉ để mở một hoặc hai tab mỗi lần.

3. Chặn mạng xã hội. Đôi khi Facebook hoặc Twitter có sức cám dỗ lớn đến mức khó cưỡng. Tuy nhiên, ta có thể dùng một số ứng dụng và trang web để tạm thời chặn các trang mạng xã hội khiến bạn phân tâm.

SelfControl là một ứng dụng dành cho máy Mac để chặn truy cập vào bất cứ trang nào mà bạn chọn trong một khoàng thời gian nhất định. Ta có thể tải ứng dụng này miễn phí.

Nếu muốn chặn internet hoàn toàn, ứng dụng Freedom sẽ cho phép chặn truy cập internet tạm thời đến 8 tiếng mỗi lần.

Leechblock là một tiện ích mở rộng của Firefox cho phép hạn chế sử dụng một số trang nhất định trong một khoảng thời gian được thiết lập mỗi ngày.

4. Cố gắng hạn chế tối đa sự gián đoạn. Sự gián đoạn sẽ ngắt mạch làm việc. Nếu đang làm việc nào đó mà phải ngừng lại để xử lý một việc khác, sẽ khó lấy lại cảm hứng. Hãy cố gắng hoàn thành nhiệm vụ đang làm trước khi chuyển sang việc khác. Không vội gì phải làm ngay những việc khác khi đang tập trung làm cho xong công việc trước mắt.

Ví dụ, nếu trong lúc làm việc mà nhận được email phải trả lời, đừng ngừng lại để trả lời email. Thay vào đó, hãy ghi lại để nhớ gửi email sau khi đã hoàn thành việc đang làm.

Lưu ý rằng đôi khi sự gián đoạn xảy ra là bất khả kháng. Ví dụ, ta sẽ không thể không bắt máy nếu có điện thoại khẩn gọi đến trong lúc làm việc. Hãy cố gắng hết sức tránh bị ngắt quãng khi đang làm việc, nhưng đừng tự trách mình nếu thỉnh thoảng có bị phân tâm.

Bám sát lịch làm việc hàng ngày

1. Sử dụng lịch điện tử. Công nghệ là một phương tiện tuyệt vời giúp chúng ta quản lý thời gian và theo dõi các thời hạn, các cuộc hẹn và nhiều thứ khác. Hãy tận dụng lịch trong điện thoại và máy tính. Ghi lại các nhiệm vụ hàng ngày như các cuộc hẹn và công việc hoặc lịch học ở trường. Đặt lời nhắc trên điện thoại, chẳng hạn như điện thoại sẽ gửi lời nhắc trước thời hạn phải nộp bài một tuần. Xếp lịch cho các nhiệm vụ để hoàn thành đúng hạn các dự án ở trường hoặc ở cơ quan.

Bên cạnh lịch điện tử, lịch in cũng là một trợ thủ tốt. Có thể đặt một cuốn lịch trên bàn hoặc đem theo một cuốn lịch sổ tay. Đôi khi vài chữ viết vội trên lịch cũng giúp ghi nhớ những việc cần làm.

2. Xác định những khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất. Mỗi người đều có các thời điểm làm việc hiệu quả trong ngày. Sẽ rất hữu ích nếu biêt tận dụng thời gian tối ưu vào những lúc nào và dựa vào đó để sắp xếp công việc. Ví dụ, nếu cảm thấy tràn đầy năng lượng vào buổi sáng, hãy cố gắng hoàn thành phần lớn khối lượng công việc trong buổi sáng để ban đêm có thể thư giãn và làm những việc nhẹ nhàng yêu thích.

Có thể phải mất một thời gian mới xác định được điều này. Hãy theo dõi mức năng lượng và khả năng tập trung trong khoảng 1 tuần. Cách này sẽ giúp ta nhận biết những khoảng thời gian nào mình có khả năng làm việc hiệu quả nhất.

3. Dành ra 30 phút đầu buổi sáng để lên kế hoạch trong ngày. Mỗi sáng sau khi thức dậy, bạn hãy nhẩm trong đầu những việc cần làm và phác thảo sơ qua lịch trình làm việc. Ghi nhớ các nhiệm vụ trong công việc, trách nhiệm xã hội và các việc vặt cần làm.

Giả sử giờ làm việc từ 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều; nhưng hôm nay cần làm hai việc là gọi điện chúc mừng sinh nhật bà và đến tiệm giặt khô lấy quần áo. Sáng dậy, hãy nghĩ xem nên sắp xếp làm những việc này vào lúc nào.

Nếu bà sống ở khu vực có múi giờ muộn hơn, có thể gọi cho bà sau khi đi làm về để không bất tiện cho bà. Sau đó, có thể sắp xếp thời gian đi lấy quần áo.

4. Lên lịch cho giờ giải lao và những khoảng gián đoạn. Không ai có thể làm việc liên tục không ngừng nghỉ hoặc không ngắt quãng. Cần cho phép mình thỉnh thoảng nghỉ ngơi hoặc tiêu khiển. Thời gian tạm nghỉ có thể chen vào giữa các nhiệm vụ cần làm. Như vậy, giờ giải lao sẽ không chiếm nhiều thời gian và làm xáo trộn kế hoạch trong ngày .

Sắp xếp các khoảng thời gian nghỉ ngơi lâu hơn bên cạnh các giờ giải lao ngắn trong cả ngày.

Ví dụ, có thể dành ra một tiếng để nghỉ ăn trưa mỗi ngày và nửa tiếng xem tivi để thư giãn sau giờ làm.

Có thể đặt ra thời gian giải lao chớp nhoáng ngay trong lúc làm việc. Ví dụ, nếu đang viết luận, có thể cho phép mình cứ viết được 500 từ thì kiểm tra Facebook 5 phút.

5.  Làm bớt một số công việc vào cuối tuần. Những ngày cuối tuần là để nghỉ ngơi, thư giãn và tận hưởng thú vui, đừng quá tham công tiếc việc. Tuy nhiên, làm việc chút ít vào cuối tuần cũng có ích. Hãy cân nhắc làm những việc lặt vặt dồn đống vào cuối tuần và chất thêm gánh nặng cho ngày thứ hai.

Ví dụ, có thể kiểm tra nhanh và xem qua các email vào cuối tuần, sau đó gửi một vài email để giảm bớt việc cho thứ hai tuần sau. Hoặc, cũng có thể chỉ cần đánh dấu các email cần giải quyết ngay vào sáng thứ hai.

6. Tuân thủ giờ ngủ. Nếp ngủ là một phần rất quan trọng khi bạn muốn quản lý thời gian. Thói quen đi ngủ đúng giờ sẽ giúp ta dễ dàng dậy sớm vào buổi sáng và sẵn sàng cho ngày mới. Để duy trì nếp ngủ, cần đi ngủ và thức dậy đúng giờ, kể cả những ngày cuối tuần. Cơ thể sẽ thích nghi với chu kỳ ngủ/thức, như vậy ta sẽ bắt đầu buồn ngủ vào giờ đi ngủ và cảm thấy khoẻ khoắn vào mỗi buổi sáng.

Lời khuyên

• Hãy linh động và thư giãn. Chấp nhận những bất ngờ trong cuộc sống. Đôi khi có những thứ cần được ưu tiên hơn một lịch trình quy củ và cứng nhắc. Trong hầu hết các trường hợp đột xuất, chỉ cần vài giờ hoặc vài ngày để trở lại lịch trình thường ngày.

• Vẽ ra hình ảnh bản thân mình trong tương lai mơ ước. Tưởng tượng ra hình ảnh đó mỗi khi muốn trì hoãn nhiệm vụ. Hãy phấn đấu trở thành con người mà ta mong muốn bằng cách hoàn thành những công việc cụ thể để tiến gần đến mục tiêu.